Cestovní náhrady na faktuře – jak na to správně
Mnoho podnikatelů cestuje za klienty a přirozeně potřebuje tyto náklady přenést na odběratele. Jenže fakturace cestovních náhrad má svá specifika – od DPH přes sazby stravného až po formální náležitosti. V tomto článku vám ukážeme, jak na to správně.
Kdy můžete cestovní náhrady fakturovat?
Přefakturace cestovních nákladů klientovi je možná, pokud:
- Je to smluvně dohodnuto – smlouva nebo objednávka by měla výslovně uvádět, že cestovní náklady hradí klient
- Jde o cestu přímo související se zakázkou – cesta na jednání, instalace, školení u klienta
- Náklady jsou prokazatelné – máte doklady (jízdenky, účtenky za pohonné hmoty, ubytování)
Tip: Nejlepší praxí je cestovní náhrady řešit už při sjednávání zakázky. Stanovte, zda jsou zahrnuty v ceně nebo se účtují zvlášť.
Dva přístupy k fakturaci cestovních nákladů
Přístup 1: Cestovní náklady jako součást ceny služby
Nejjednodušší varianta. Cestovní náklady zakalkulujete do ceny služby a fakturujete jednou částkou.
Příklad:
Položka Částka bez DPH
──────────────────────────────────────────────────────────
Konzultační služby (8 hodin × 1 500 Kč) 12 000 Kč
vč. cestovních nákladů
──────────────────────────────────────────────────────────
Základ DPH 21%: 12 000 Kč
DPH 21%: 2 520 Kč
Celkem: 14 520 Kč
Výhody: Jednoduchost, žádné komplikace s DPH Nevýhody: Klient nevidí strukturu nákladů
Přístup 2: Cestovní náklady jako samostatné položky
Transparentnější varianta. Cestovní náklady uvádíte jako oddělené položky na faktuře.
Příklad:
Položka Částka bez DPH
──────────────────────────────────────────────────────────
Konzultační služby (8 hodin × 1 500 Kč) 12 000 Kč
Cestovné – osobní automobil 1 860 Kč
(Brno–Praha a zpět, 400 km × 4,65 Kč/km)
Stravné – tuzemská pracovní cesta 288 Kč
(12 hodin, sazba dle vyhl. MPSV)
Ubytování – hotel 2 200 Kč
──────────────────────────────────────────────────────────
Základ DPH 21%: 16 348 Kč
DPH 21%: 3 433 Kč
Celkem: 19 781 Kč
Sazby cestovních náhrad v roce 2026
Sazba základní náhrady za použití osobního automobilu
Podle vyhlášky MPSV pro rok 2026:
- Osobní automobil: 5,60 Kč/km
- Přívěs: +15 % k sazbě za km
K tomu se připočítá náhrada za pohonné hmoty podle průměrné spotřeby vozidla a ceny PHM:
- Průměrná cena Natural 95: orientačně 38,50 Kč/l (stanoví vyhláška)
- Průměrná cena nafty: orientačně 37,80 Kč/l
Výpočet kilometrového náhrady:
Náhrada = (sazba za km) + (spotřeba v l/100km × cena PHM / 100) × počet km
Příklad: Cesta 200 km, Natural 95, spotřeba 7 l/100 km:
Základní náhrada: 200 × 5,60 = 1 120 Kč
PHM: 200 × (7 × 38,50 / 100) = 539 Kč
Celkem: 1 659 Kč
Tuzemské stravné
Sazby stravného pro rok 2026 (dle vyhlášky MPSV):
| Délka cesty | Minimální stravné | |-------------|-------------------| | 5–12 hodin | 166 Kč | | 12–18 hodin | 252 Kč | | Nad 18 hodin | 390 Kč |
Pozor: OSVČ může jako daňový výdaj uplatnit stravné pouze pokud je na cestě déle než 12 hodin (na rozdíl od zaměstnanců, kteří mají nárok od 5 hodin).
Zahraniční stravné
Pro zahraniční cesty se stravné řídí vyhláškou MF o zahraničním stravném. Sazby se liší podle cílové země, například:
- Německo: 45 EUR/den
- Rakousko: 45 EUR/den
- Slovensko: 35 EUR/den
DPH u přefakturovaných cestovních nákladů
Hlavní pravidlo
Přefakturace cestovních nákladů klientovi je z pohledu DPH považována za součást hlavního plnění (vaší služby). Pokud je vaše služba zdanitelná, jsou zdanitelné i přefakturované cestovní náklady – se stejnou sazbou DPH.
Specifické situace
Jízdenky a letenky:
- Původní nákup: přeprava osob je osvobozena od DPH (nemáte nárok na odpočet)
- Přefakturace klientovi: jako součást vaší služby podléhá DPH 21 %
To znamená, že pokud koupíte jízdenku za 500 Kč (bez DPH, osvobozeno) a přefakturujete ji klientovi, přidáte DPH 21 %, tedy klient zaplatí 605 Kč. Reálně tak dochází k navýšení nákladů o DPH.
Ubytování:
- Původní nákup: 12% DPH (máte nárok na odpočet)
- Přefakturace: jako součást služby 21% DPH
Pohonné hmoty:
- Původní nákup: 21% DPH (nárok na odpočet)
- Přefakturace: 21% DPH
Alternativa: Přefakturace ve jménu a na účet klienta
Pokud nakupujete službu přímo jménem klienta (např. klient je uveden na hotelovém účtu), jde o tzv. přeúčtování. V takovém případě:
- Přeúčtováváte v původní výši včetně DPH
- Neúčtujete vlastní DPH navíc
- Doklad vystavíte jako průběžnou položku
Tato varianta je administrativně náročnější, ale pro klienta výhodnější.
Jak správně doložit cestovní náklady
Cestovní příkaz
I jako OSVČ byste měli vést evidenci pracovních cest. Cestovní příkaz by měl obsahovat:
- Účel cesty
- Místo jednání
- Datum a čas odjezdu a příjezdu
- Použitý dopravní prostředek
- Vzdálenost v km (u automobilu)
Doklady k přiložení
K faktuře cestovních nákladů přiložte (nebo mějte k dispozici):
- Kopii technického průkazu (průměrná spotřeba)
- Účtenky za PHM (pokud nepoužíváte vyhláškou stanovenou cenu)
- Hotelový účet
- Jízdenky / palubní vstupenky
- Parkovné
Praktické tipy pro fakturaci cestovních nákladů
1. Stanovte paušál za kilometr
Místo složitého výpočtu skutečných nákladů se s klientem dohodněte na paušální sazbě za kilometr (např. 8–10 Kč/km). Zjednodušíte tím fakturaci i evidenci.
2. Určete hranici pro fakturaci
Rozumná praxe je stanovit vzdálenostní limit, do kterého cestovní náklady neúčtujete (např. do 30 km). Předejdete tím zbytečným sporům.
3. Fakturujte cestovné společně se službou
Nevystavujte samostatnou fakturu jen na cestovní náklady. Uvádějte je jako položky na faktuře za službu, ke které cesta patřila.
4. Zaokrouhlujte rozumně
Částky zaokrouhlujte na celé koruny nahoru. Nikdo nechce na faktuře vidět „cestovné: 1 247,36 Kč".
5. Dokumentujte dohodu s klientem
Podmínky přefakturace cestovních nákladů mějte písemně – ideálně ve smlouvě nebo alespoň v potvrzeném e-mailu. Předejdete tím nedorozuměním při fakturaci.
Cestovní náhrady u zahraničních cest
Při cestách do zahraničí se situace komplikuje o:
- Zahraniční stravné – sazby dle vyhlášky MF
- Kapesné – OSVČ si nemůže uplatnit (to je jen pro zaměstnance)
- Kurzové přepočty – použijte kurz ČNB ke dni cesty
- Cestovní pojištění – daňově uznatelný výdaj
Nejčastější chyby
- Fakturace stravného u cest kratších 12 hodin (OSVČ nemá nárok)
- Chybějící smluvní ujednání o úhradě cestovních nákladů klientem
- Nesprávná sazba DPH při přefakturaci
- Chybějící evidence pracovních cest – bez cestovního příkazu je náklad těžko obhajitelný
- Duplicitní uplatnění – zahrnutí cestovních nákladů do ceny služby i jako samostatnou položku
Správná fakturace cestovních náhrad vyžaduje trochu administrativy navíc, ale zajistí vám plnou kompenzaci nákladů na cestování a bezproblémový vztah s klientem i finančním úřadem.