Faktura vs. účtenka - jaký je rozdíl a kdy co použít
Mnoho podnikatelů, zejména těch začínajících, si plete fakturu s účtenkou. Přestože oba dokumenty slouží jako doklad o obchodní transakci, liší se svým účelem, obsahem i právními náležitostmi. V tomto článku si jasně vysvětlíme rozdíly a pomůžeme vám zorientovat se v tom, kdy co použít.
Co je faktura
Faktura je obchodní doklad, který vystavuje dodavatel odběrateli jako výzvu k zaplacení za dodané zboží nebo poskytnuté služby. Faktura je především podklad pro platbu - klient na jejím základě provede úhradu.
Klíčové vlastnosti faktury
- Vystavuje se před nebo po uskutečnění platby
- Slouží jako výzva k úhradě
- Obsahuje údaje potřebné k provedení platby (číslo účtu, VS, splatnost)
- Pokud ji vystavuje plátce DPH, je zároveň daňovým dokladem
- Může mít podobu papírovou i elektronickou
- Povinná v B2B obchodním styku
Povinné náležitosti faktury
- Označení dokladu (faktura, daňový doklad)
- Číslo faktury
- Údaje o dodavateli (jméno, adresa, IČO, DIČ)
- Údaje o odběrateli (jméno, adresa, IČO, DIČ)
- Datum vystavení
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP)
- Datum splatnosti
- Popis zboží nebo služby
- Množství a cena
- Základ daně, sazba DPH, výše DPH (u plátců)
- Celková částka
- Bankovní spojení a variabilní symbol
Co je účtenka
Účtenka (paragon, pokladní doklad) je doklad o provedené platbě, který kupující obdrží v okamžiku zaplacení. Účtenka potvrzuje, že platba proběhla.
Klíčové vlastnosti účtenky
- Vystavuje se v okamžiku platby
- Slouží jako potvrzení o zaplacení
- Vydává se typicky v maloobchodě, restauracích, službách pro veřejnost
- Nevyžaduje identifikaci kupujícího
- Obvykle se tiskne z pokladního systému
Náležitosti účtenky
Účtenka obvykle obsahuje:
- Označení provozovny
- Datum a čas prodeje
- Popis zboží/služby
- Celkovou částku
- Způsob platby
- Identifikaci pokladního systému
Pokud je účtenka vystavena plátcem DPH a splňuje podmínky zjednodušeného daňového dokladu (částka do 10 000 Kč), nemusí obsahovat údaje o kupujícím.
Přehledné porovnání
| Vlastnost | Faktura | Účtenka | |-----------|---------|---------| | Účel | Výzva k platbě / doklad o transakci | Potvrzení o zaplacení | | Kdy se vystavuje | Před nebo po platbě | V okamžiku platby | | Identifikace kupujícího | Ano (povinně) | Ne (kromě výjimek) | | Splatnost | Ano (14, 30 dnů...) | Není (platba okamžitá) | | Bankovní údaje | Ano | Ne | | Variabilní symbol | Ano | Ne | | Běžné použití | B2B obchod, služby | Maloobchod, restaurace | | Forma | Papírová / elektronická | Papírová (z pokladny) | | Daňový doklad | Ano (u plátců DPH) | Ano (zjednodušený, do 10 000 Kč) |
Kdy vystavit fakturu
Fakturu vystavujte v těchto situacích:
1. Obchod mezi podnikateli (B2B)
Pokud prodáváte zboží nebo služby jinému podnikateli, vystavení faktury je standardní a v mnoha případech povinné. Plátce DPH je povinen vystavit daňový doklad (fakturu) jinému plátci DPH.
2. Větší zakázky pro soukromé osoby
U větších zakázek (rekonstrukce, tvorba webu, grafické práce) je faktura přehlednější než účtenka. Klient vidí rozpis prací, ceny a podmínky platby.
3. Bezhotovostní platby
Pokud klient platí převodem, potřebuje fakturu s údaji pro platbu (číslo účtu, variabilní symbol, částka, splatnost).
4. Práce na dálku
Při spolupráci na dálku (freelancing, IT služby, konzultace) je faktura standardním dokladem - posíláte ji e-mailem a klient platí převodem.
Kdy stačí účtenka
Účtenka je dostatečná v těchto případech:
1. Maloobchodní prodej
Při prodeji zboží v kamenné prodejně koncovým zákazníkům - účtenka z pokladny je standardním dokladem.
2. Drobné služby za hotovost
Kadeřník, masér, opravář - při okamžité platbě za službu stačí účtenka.
3. Stravování a pohostinství
V restauracích a kavárnách se standardně vydává účtenka. Fakturu vystavíte jen na vyžádání (např. firemní oběd).
4. Prodej na trzích a jarmarcích
Při drobném prodeji na trzích stačí účtenka z přenosné pokladny.
Může mít podnikatel obojí?
Ano, běžně se stává, že podnikatel vystavuje faktury i účtenky podle situace:
- Řemeslník: fakturu za větší zakázku (rekonstrukce koupelny), účtenku za drobnou opravu placenou hotově
- Grafik: fakturu za tvorbu vizuální identity, účtenku za tisk vizitek placený na místě
- Obchod: účtenku pro běžné zákazníky, fakturu pro firemní odběratele
Zjednodušený daňový doklad
Existuje mezistupeň mezi plnou fakturou a účtenkou - zjednodušený daňový doklad. Ten může vystavit plátce DPH při transakci do 10 000 Kč. Nemusí obsahovat identifikační údaje odběratele, ale musí obsahovat:
- DIČ dodavatele
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění
- Popis zboží/služby
- Základ daně a výši DPH (nebo celkovou částku včetně DPH a sazbu)
Zjednodušený daňový doklad může odběratel (plátce DPH) použít pro odpočet DPH.
Účtenka jako daňově uznatelný náklad
Pro OSVČ vedoucí daňovou evidenci je důležité vědět, že i účtenka může sloužit jako doklad k daňově uznatelnému výdaji, pokud:
- Souvisí s podnikatelskou činností
- Obsahuje dostatečné údaje (co, kdy, za kolik)
- Je řádně archivována
U účtenek na termopapíru doporučujeme ihned pořídit kopii (sken nebo fotografie), protože termopapír časem bledne.
Praktické tipy
- V B2B vždy faktura - pokud obchodujete s jinými podnikateli, vystavte vždy řádnou fakturu
- Na vyžádání vystavte fakturu - i v maloobchodě musíte na žádost zákazníka vystavit fakturu
- Evidujte vše - ať už vystavujete faktury nebo účtenky, všechny doklady musí být evidovány
- Uchovávejte kopie - archivujte kopie vydaných faktur i účtenek
- Razítko na účtence - pokud přijímáte účtenky jako výdajový doklad, poznamenejte na ně účel výdaje
Závěr
Faktura a účtenka jsou dva odlišné doklady s různým účelem. Faktura slouží primárně jako výzva k platbě a je standardem v B2B obchodě. Účtenka potvrzuje provedenou platbu a je běžná v maloobchodě. Jako podnikatel budete pravděpodobně potřebovat obojí - klíčem je vědět, kdy co použít a jaké náležitosti musí každý doklad obsahovat.