Co je proforma faktura
Proforma faktura (z latinského „pro forma" - pro formu) je doklad, který vypadá jako faktura, ale právně fakturou není. Je to nezávazná výzva k platbě, cenová nabídka nebo podklad pro platbu předem.
Co proforma faktura NENÍ
- Není to daňový doklad - nelze z ní nárokovat odpočet DPH
- Není to účetní doklad - neúčtuje se o ní
- Není to pohledávka - nezakládá právní nárok na platbu
- Není to faktura v právním slova smyslu
Co proforma faktura JE
- Výzva k platbě (předem, před dodáním)
- Cenová nabídka se strukturou faktury
- Podklad pro bankovní převod nebo celní řízení
- Informativní doklad pro odběratele
Kdy se proforma faktura používá
1. Platba předem (zálohová platba)
Nejčastější použití. Chcete, aby odběratel zaplatil dříve, než mu dodáte zboží nebo službu.
Příklad: E-shop, kde zákazník platí převodem. Po objednávce dostane proformu s platebními údaji. Po zaplacení dostane zboží a řádnou fakturu.
2. Mezinárodní obchod
Proforma faktura je běžným dokumentem v zahraničním obchodě. Slouží jako:
- Podklad pro celní řízení
- Podklad pro vyřízení akreditivu
- Podklad pro pojištění zásilky
- Cenová nabídka pro zahraničního partnera
3. Cenová nabídka
Některé firmy používají proformu jako závaznou cenovou nabídku se všemi údaji, které bude obsahovat konečná faktura.
4. Veřejné zakázky a granty
V některých dotačních projektech nebo veřejných zakázkách se proforma faktura vyžaduje jako podklad pro schválení platby.
Proforma faktura vs. zálohová faktura
Tyto dva pojmy se často zaměňují, ale mezi nimi je rozdíl:
| | Proforma faktura | Zálohová faktura | |---|---|---| | Účel | Výzva k platbě / nabídka | Požadavek na zálohu | | Závaznost | Nezávazná | Závazná (dle dohody) | | Vazba na zakázku | Může být předběžná | Váže se ke konkrétní zakázce | | Po zaplacení | Vystavuje se řádná faktura | Vystavuje se daňový doklad k platbě (plátce DPH) | | Typické použití | E-shopy, zahraniční obchod | Zakázkové služby, projekty |
V praxi se oba pojmy často používají zaměnitelně a není to chyba, pokud je jasně označeno, že nejde o daňový doklad.
Jak vystavit proforma fakturu
Povinné prvky
I když proforma není faktura, měla by obsahovat všechny informace potřebné k platbě a k pozdějšímu vystavení řádné faktury:
- Jasné označení „PROFORMA FAKTURA" - aby nedošlo k záměně s řádnou fakturou
- Číslo proformy - v oddělené číselné řadě (např. PF-2026-001)
- Dodavatel - jméno/firma, adresa, IČO
- Odběratel - jméno/firma, adresa, IČO
- Popis zboží/služby - co bude dodáno
- Cena - jednotková i celková
- Datum vystavení
- Platnost proformy - do kdy je nabídka platná
- Platební údaje - číslo účtu, variabilní symbol
- Poznámka - „Tento doklad není daňovým dokladem" nebo „Toto není faktura - daňový doklad"
Vzor proforma faktury
PROFORMA FAKTURA č. PF-2026-008
TOTO NENÍ DAŇOVÝ DOKLAD
Dodavatel: Odběratel:
IT Solutions s.r.o. Firma Klient a.s.
Digitální 42 Analogová 1
100 00 Praha 10 200 00 Praha 2
IČO: 99887766 IČO: 11223344
DIČ: CZ99887766 DIČ: CZ11223344
Datum vystavení: 19. 3. 2026
Platnost do: 2. 4. 2026
Popis Množství Cena/ks Celkem
----------------------------------------------------------
Licence SW DokladOid Pro 1 rok 12 000 Kč 12 000 Kč
Implementace a zaškolení 4 hod 2 000 Kč 8 000 Kč
----------------------------------------------------------
Základ daně: 20 000 Kč
DPH 21 %: 4 200 Kč
----------------------------------------------------------
Celkem k úhradě: 24 200 Kč
Po připsání platby na účet Vám bude vystaven
řádný daňový doklad.
Bankovní spojení: 1122334455/0100
Variabilní symbol: 2026008
Konstantní symbol: 0308
Proces práce s proforma fakturou
Krok 1: Vystavení proformy
Vystavte proforma fakturu a odešlete ji odběrateli.
Krok 2: Odběratel zaplatí
Odběratel provede platbu dle údajů na proformě.
Krok 3: Potvrzení přijetí platby
Potvrďte odběrateli přijetí platby (e-mailem nebo telefonicky).
Krok 4: Dodání zboží/služby
Dodejte, co bylo objednáno.
Krok 5: Vystavení řádné faktury
Po dodání vystavte řádnou fakturu (daňový doklad). Na ní:
- Uveďte odkaz na proformu
- Uveďte, že platba již byla přijata
- Datum plnění = datum dodání
Proč nestačí jen proforma
Proforma faktura se nezahrnuje do účetnictví. Pokud byste nevystavili řádnou fakturu:
- Nebudete mít daňový doklad (problém pro plátce DPH)
- Nebudete mít účetní doklad (problém pro evidenci příjmů)
- Odběratel si nemůže nárokovat odpočet DPH
- Nemáte průkazný doklad o tržbě
Proforma faktura v účetnictví
U dodavatele
- Proforma se neúčtuje - není to účetní doklad
- Účtuje se až přijatá platba a vystavená řádná faktura
- V daňové evidenci evidujete příjem v den připsání peněz na účet
U odběratele
- Proforma se neúčtuje jako závazek
- Odběratel účtuje až o řádné faktuře
- Platba na základě proformy je záloha
Proforma faktura a DPH
Klíčové pravidlo
Z proforma faktury nelze nárokovat odpočet DPH. Proforma není daňový doklad.
Postup u plátce DPH
- Vystavíte proformu (informativní doklad)
- Odběratel zaplatí
- Vy vystavíte daňový doklad k přijaté platbě (do 15 dnů od přijetí platby)
- Po dodání vystavíte konečnou fakturu (vyúčtovací daňový doklad)
Postup u neplátce DPH
- Vystavíte proformu
- Odběratel zaplatí
- Po dodání vystavíte řádnou fakturu
Proforma v mezinárodním obchodě
V zahraničním obchodě má proforma faktura specifické využití:
Celní účely
Celní orgány vyžadují proforma fakturu jako podklad pro:
- Stanovení celní hodnoty zboží
- Klasifikaci zboží (tarif)
- Vyměření cla a DPH při dovozu
Akreditiv
Při platbě akreditivem je proforma faktura základním dokumentem pro otevření akreditivu u banky odběratele.
Obsah proformy pro zahraniční obchod
Kromě standardních údajů uveďte:
- Incoterms - dodací podmínky (EXW, FCA, CIF, DDP...)
- Hmotnost a rozměry zásilky
- HS kód (harmonizovaný systém) - celní klasifikace zboží
- Země původu zboží
- Měna - jasně specifikovaná
Nejčastější chyby s proforma fakturami
1. Záměna za řádnou fakturu
Odběratel si proformu založí jako fakturu do účetnictví. Jasně označte, že jde o proformu a že řádný daňový doklad bude vystaven po platbě/dodání.
2. Nevystavení řádné faktury
Po zaplacení proformy zapomenete vystavit řádnou fakturu. Nastavte si systém, který vás na to upozorní.
3. Duplicitní účtování
Zaúčtujete proformu i řádnou fakturu - příjem se vám zdvojí. Proforma se nikdy neúčtuje.
4. Chybějící označení
Na proformě chybí jasné označení, že nejde o daňový doklad. Uveďte vždy velké a zřetelné „PROFORMA FAKTURA" a „TOTO NENÍ DAŇOVÝ DOKLAD".
Kdy proformu NEpoužívat
- U opakovaných dodávek stálým odběratelům - zbytečná administrativa
- Když odběratel platí na dobírku - proforma nemá smysl
- Když chcete vystavit závazný doklad - použijte řádnou fakturu nebo zálohovou fakturu
Praktické tipy
- Jasně označujte - velký nápis PROFORMA FAKTURA a poznámka o tom, že nejde o daňový doklad
- Oddělte číselnou řadu - proformy v jiné řadě než řádné faktury
- Nastavte platnost - proforma by měla mít omezenou dobu platnosti (7-30 dní)
- Automatizujte navazující doklady - po platbě automaticky vygenerujte řádnou fakturu
- Sledujte platby - hlídejte, které proformy byly zaplaceny
- V DokladOid můžete proformu jedním kliknutím převést na řádnou fakturu po přijetí platby
Shrnutí
Proforma faktura je užitečný doklad pro situace, kdy potřebujete platbu předem nebo podklad pro zahraniční obchod. Nikdy ale nezapomeňte, že proforma není faktura, není daňový doklad a neúčtuje se. Po přijetí platby a dodání vždy vystavte řádnou fakturu. S dobrým fakturačním nástrojem zvládnete celý proces automaticky a bez chyb.