Proforma faktura - co to je, kdy ji použít a jak ji vystavit

Proforma faktura je jeden z nejčastěji používaných a zároveň nejčastěji nepochopených dokladů v českém podnikání. Vypadá jako faktura, jmenuje se skoro jako faktura, ale právně fakturou není. Kdo tento rozdíl nezná, riskuje zdvojené účtování příjmů, problémy s odpočtem DPH nebo pokutu za pozdní vystavení daňového dokladu. V tomto článku najdete kompletní přehled: co proforma je a není, jak se liší od zálohové faktury, jak s ní pracuje plátce i neplátce DPH a jak ji krok za krokem vystavit.

Co v článku najdete

• Co je proforma faktura
• Kdy se proforma faktura používá
• Proforma faktura vs. zálohová faktura vs. běžná faktura
• Co má proforma faktura obsahovat
• Vzor proforma faktury
• Jak vystavit proformu krok za krokem
• Proforma faktura a DPH
• Proforma faktura v účetnictví a daňové evidenci
• Proforma v mezinárodním obchodě
• Nejčastější chyby s proforma fakturami
• Časté otázky
• Zdroje a reference

Co je proforma faktura

Jednoduše řečeno: proforma faktura (z latinského „pro forma", tedy „pro formu") je výzva k platbě předem. Pošlete ji zákazníkovi, aby věděl, kolik, kam a pod jakým variabilním symbolem má zaplatit, ještě než mu dodáte zboží nebo službu. Teprve po zaplacení (a dodání) vystavíte skutečnou fakturu, tedy daňový doklad.

Odborněji: proforma faktura není daňovým dokladem podle § 26 a násl. zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ani účetním dokladem podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Žádný český zákon pojem „proforma faktura" nezná a neupravuje, jde o obchodní zvyklost. Právě proto má její vystavovatel velkou volnost, ale také odpovědnost za to, aby doklad nebyl zaměnitelný s daňovým dokladem.

Co proforma faktura NENÍ

• Není to daňový doklad - odběratel z ní nemůže nárokovat odpočet DPH a vy z ní neodvádíte daň
• Není to účetní doklad - neúčtuje se o ní, nevstupuje do daňové evidence
• Není to pohledávka - její vystavení samo o sobě nezakládá právní nárok na zaplacení (ten vzniká ze smlouvy či objednávky)
• Není to faktura v právním slova smyslu

Co proforma faktura JE

• Výzva k platbě předem, před dodáním zboží nebo služby
• Cenová nabídka se strukturou a náležitostmi budoucí faktury
• Podklad pro bankovní převod, akreditiv nebo celní řízení
• Informativní doklad, který odběrateli řekne, co a za kolik dostane

Kdy se proforma faktura používá

1. Platba předem od nových nebo rizikových zákazníků

Nejčastější scénář. Nechcete dodávat na fakturu se splatností zákazníkovi, kterého neznáte, nebo který v minulosti platil pozdě. Pošlete proformu, počkáte na připsání peněz a teprve pak dodáte.

Příklad: E-shop s elektronikou přijme objednávku za 24 200 Kč s platbou převodem. Zákazník dostane e-mailem proformu s číslem účtu a variabilním symbolem. Po připsání platby e-shop odešle zboží a vystaví řádnou fakturu (daňový doklad).

2. Zakázky se vstupními náklady

Truhlář, který musí nakoupit materiál za 40 000 Kč, nechce nést celé riziko sám. Na část ceny vystaví proformu nebo zálohovou fakturu a do práce se pustí až po zaplacení.

3. Mezinárodní obchod

V zahraničním obchodě je proforma invoice standardní dokument. Slouží jako podklad pro celní řízení, otevření akreditivu, pojištění zásilky nebo jako závazná cenová nabídka pro zahraničního partnera. Více v sekci o mezinárodním obchodě.

4. Cenová nabídka se strukturou faktury

Některé firmy používají proformu místo klasické nabídky, protože obsahuje všechny položky, ceny i DPH přesně tak, jak budou na konečné faktuře. Zákazník tak přesně ví, co podepisuje.

5. Dotace, granty a interní schvalování

Ve firmách a v dotačních projektech často platí, že finanční oddělení nebo poskytovatel dotace potřebuje před uvolněním peněz doklad s přesnou částkou. Proforma tuto roli plní, aniž by zakládala daňové povinnosti.

Proforma faktura vs. zálohová faktura vs. běžná faktura

Pojmy proforma a zálohová faktura se v praxi často zaměňují. Ani jeden z nich není daňový doklad, rozdíl je hlavně zvyklostní: proforma se obvykle vystavuje na celou částku (proto se jí někdy říká „plná zálohová faktura"), zatímco zálohová faktura typicky požaduje jen část ceny předem, například 30 nebo 50 procent na pokrytí vstupních nákladů.

Srovnání dokladů

Vlastnost	Proforma faktura	Zálohová faktura	Běžná faktura (daňový doklad)
Daňový doklad	Ne	Ne	Ano (u plátce DPH)
Účtuje se o ní	Ne	Ne (účtuje se až platba)	Ano
Odpočet DPH pro odběratele	Ne	Ne	Ano
Typická výše	100 % ceny	Část ceny (30 až 50 %)	Celá cena, případně doplatek
Kdy se vystavuje	Před dodáním i platbou	Před dodáním i platbou	Po dodání, do 15 dnů od DUZP
Upravuje ji zákon	Ne	Ne	Ano, § 26 až 29 zákona o DPH
Typické použití	E-shopy, export, noví zákazníci	Zakázky, projekty, řemesla	Standardní fakturace

V praxi není chybou používat oba pojmy volně, pokud je z dokladu jasné, že nejde o daňový doklad. Jak přesně vypadá plnohodnotná faktura a co musí obsahovat, najdete ve vzoru faktury se všemi náležitostmi.

Co má proforma faktura obsahovat

Zákon náležitosti proformy nepředepisuje. Prakticky by ale měla obsahovat vše, co bude na budoucí faktuře, plus jasné odlišení:

1. Výrazné označení „PROFORMA FAKTURA" - aby nedošlo k záměně s daňovým dokladem
2. Poznámku „Tento doklad není daňovým dokladem" - ideálně viditelně nahoře
3. Číslo proformy v oddělené číselné řadě (např. PF-2026-001), aby se nemíchala s řadou faktur
4. Dodavatele - jméno nebo název firmy, sídlo, IČO, DIČ (u plátce), údaj o zápisu v obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku
5. Odběratele - jméno/firma, adresa, IČO, případně DIČ
6. Popis zboží nebo služby - co bude dodáno, množství, jednotka
7. Cenu - jednotkovou i celkovou; plátce DPH uvádí základ daně, sazbu a výši DPH informativně
8. Datum vystavení a platnost proformy - do kdy jsou cena a nabídka platné (obvykle 7 až 30 dnů)
9. Platební údaje - číslo účtu, variabilní symbol, případně QR platbu
10. Informaci o dalším postupu - např. „Po připsání platby vám vystavíme daňový doklad."

Vzor proforma faktury

              PROFORMA FAKTURA č. PF-2026-008

              TOTO NENÍ DAŇOVÝ DOKLAD

Dodavatel:                          Odběratel:
IT Solutions s.r.o.                 Firma Klient a.s.
Digitální 42                        Analogová 1
100 00 Praha 10                     200 00 Praha 2
IČO: 99887766                       IČO: 11223344
DIČ: CZ99887766                     DIČ: CZ11223344

Datum vystavení: 19. 8. 2026
Platnost do: 2. 9. 2026

Popis                        Množství  Cena/ks    Celkem
----------------------------------------------------------
Licence SW DokladOid Pro        1 rok   12 000 Kč  12 000 Kč
Implementace a zaškolení        4 hod    2 000 Kč   8 000 Kč
----------------------------------------------------------
Základ daně:                                       20 000 Kč
DPH 21 %:                                           4 200 Kč
----------------------------------------------------------
Celkem k úhradě:                                   24 200 Kč

Po připsání platby na účet Vám bude vystaven
řádný daňový doklad.

Bankovní spojení: 1122334455/0100
Variabilní symbol: 2026008

Nechcete doklad skládat ručně? V našem generátoru faktur vytvoříte proformu i navazující fakturu během minuty a systém pohlídá oddělené číselné řady za vás.

Jak vystavit proformu krok za krokem

Proč nestačí jen proforma

Proforma se nezahrnuje do účetnictví ani daňové evidence. Pokud byste po zaplacení nevystavili řádný doklad:

• Plátce DPH poruší § 28 zákona o DPH a hrozí mu pokuta za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy až 500 000 Kč podle § 247a daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.)
• Nebudete mít průkazný doklad o tržbě pro daň z příjmů
• Odběratel si nemůže uplatnit odpočet DPH a bude doklad urgovat

Řádnou fakturu se všemi náležitostmi vystavíte zdarma v naší aplikaci faktura online.

Proforma faktura a DPH

Jednoduše

Z proformy se DPH neodvádí ani nenárokuje. Daň řešíte až ve chvíli, kdy vám přijdou peníze nebo kdy dodáte plnění, podle toho, co nastane dřív.

Přesně podle zákona

Podle § 20a zákona č. 235/2004 Sb. vzniká povinnost přiznat daň ke dni uskutečnění zdanitelného plnění; je-li úplata přijata před uskutečněním plnění, vzniká povinnost přiznat daň již ke dni přijetí úplaty (pokud je plnění k tomuto dni známo dostatečně určitě). Vystavení proformy samo o sobě žádnou daňovou povinnost nezakládá.

Postup u plátce DPH

1. Vystavíte proformu (informativní doklad, DPH se neděje nic)
2. Odběratel zaplatí, například 15. 9. 2026 částku 24 200 Kč
3. Ke dni 15. 9. 2026 vám vzniká povinnost přiznat DPH 4 200 Kč z přijaté úplaty (§ 20a)
4. Do 15 dnů, tedy nejpozději 30. 9. 2026, vystavíte daňový doklad k přijaté platbě s náležitostmi podle § 29 zákona o DPH
5. Po dodání vystavíte konečnou (vyúčtovací) fakturu, kde od celkové daně odečtete daň již přiznanou z platby; pokud byla předem uhrazena celá částka, konečná faktura vychází na 0 Kč k úhradě

Postup u neplátce DPH

1. Vystavíte proformu
2. Odběratel zaplatí
3. Po dodání vystavíte řádnou fakturu (bez DPH, s poznámkou „Nejsem plátce DPH")

Neplátce žádné lhůty ze zákona o DPH neřeší. Pozor jen na obrat: povinným plátcem DPH se stáváte při překročení obratu 2 000 000 Kč (respektive okamžitě při překročení 2 536 500 Kč v kalendářním roce podle pravidel účinných od 1. 1. 2025, § 6 zákona o DPH). I platby přijaté přes proformy se do obratu počítají v okamžiku uskutečnění plnění.

Proforma faktura v účetnictví a daňové evidenci

U dodavatele

• Proforma se neúčtuje, není to účetní doklad podle § 11 zákona o účetnictví
• V podvojném účetnictví účtujete až přijatou platbu (jako přijatou zálohu) a následně vystavenou fakturu
• OSVČ s daňovou evidencí eviduje příjem ke dni připsání peněz na účet, bez ohledu na to, kdy vystaví fakturu
• OSVČ s paušální daní ani výdajovým paušálem o proformě nijak neúčtuje, sleduje jen skutečné příjmy

U odběratele

• Proforma se neúčtuje jako závazek, žádný závazek z ní totiž nevzniká
• Platba na základě proformy je poskytnutá záloha
• Odpočet DPH lze uplatnit až z daňového dokladu k přijaté platbě nebo z konečné faktury

Proforma v mezinárodním obchodě

Celní účely

Celní orgány vyžadují proforma invoice zejména u zásilek, které nejsou předmětem prodeje (vzorky, reklamace, dary). Slouží jako podklad pro stanovení celní hodnoty zboží, sazební zařazení a vyměření cla a DPH při dovozu. Pro standardní obchodní zásilky se předkládá obchodní faktura (commercial invoice).

Akreditiv

Při platbě dokumentárním akreditivem je proforma faktura obvykle podkladem, na jehož základě odběratel žádá svou banku o otevření akreditivu. Údaje na pozdější obchodní faktuře pak musí přesně odpovídat podmínkám akreditivu.

Co na proformu pro zahraniční obchod doplnit

• Incoterms 2020 - dodací podmínky (EXW, FCA, CIF, DDP a další) včetně místa
• Hmotnost a rozměry zásilky (netto i brutto)
• HS kód - celní zařazení zboží podle harmonizovaného systému
• Zemi původu zboží
• Měnu - jednoznačně uvedenou (EUR, USD)
• U vývozu mimo EU poznámku o osvobození od DPH podle § 66 zákona o DPH

Nejčastější chyby s proforma fakturami

1. Nevystavení daňového dokladu po platbě

Nejzávažnější chyba plátce DPH. Zákazník zaplatí proformu, vy zapomenete do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě a přiznat DPH ve správném zdaňovacím období. Při kontrole to znamená doměrek daně, úrok z prodlení a případně pokutu.

2. Záměna za řádnou fakturu

Odběratel si proformu založí do účetnictví jako fakturu a uplatní odpočet DPH, na který nemá nárok. Předejdete tomu výrazným označením „PROFORMA FAKTURA" a „TOTO NENÍ DAŇOVÝ DOKLAD".

3. Duplicitní účtování

Do evidence se dostane proforma i konečná faktura a příjem se zdvojí. Pamatujte: proforma se nikdy neúčtuje, účtuje se platba a faktura.

4. Společná číselná řada s fakturami

Když proformy číslujete ve stejné řadě jako faktury, vzniknou vám ve fakturační řadě „díry" po nezaplacených proformách. Používejte oddělenou řadu (PF-2026-001, ZF-2026-001 apod.).

5. Chybějící platnost

Proforma bez data platnosti visí ve vzduchu. Zákazník ji může zaplatit po půl roce, kdy už máte jiné ceny nebo jinou sazbu DPH. Nastavte platnost 7 až 30 dnů.

Praktické tipy na závěr

1. Automatizujte převod na fakturu - po přijetí platby by měl z proformy vzniknout daňový doklad jedním kliknutím, ne přepisováním
2. Hlídejte párování plateb - podle variabilního symbolu okamžitě víte, která proforma byla uhrazena
3. QR platba zrychluje úhradu - proforma s QR kódem bývá zaplacena výrazně rychleji než holé číslo účtu
4. Archivujte i proformy - přestože nejsou daňovým dokladem, jsou důkazem o obsahu nabídky při sporu se zákazníkem

Potřebujete vystavit proformu nebo řádnou fakturu? V DokladOid můžete vystavit fakturu zdarma během pár minut a po přijetí platby ji snadno převést na daňový doklad. Jak správně vyplnit všechny povinné údaje, popisujeme v článku o náležitostech faktury.

Časté otázky

Je proforma faktura právně závazná?

Sama o sobě ne. Proforma nezakládá pohledávku ani povinnost zaplatit. Závazek vzniká ze smlouvy nebo objednávky podle občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.). Proforma je jen výzva k platbě, která na smluvní vztah odkazuje.

Musím po zaplacení proformy vystavit fakturu?

Ano. Plátce DPH musí do 15 dnů od přijetí úplaty vystavit daňový doklad k přijaté platbě (§ 28 odst. 5 zákona o DPH) a po dodání vyúčtovací fakturu. Neplátce vystavuje běžnou fakturu po dodání zboží nebo služby, aby měl průkazný doklad o příjmu.

Mohu z proforma faktury uplatnit odpočet DPH?

Ne. Proforma není daňový doklad, takže odpočet z ní uplatnit nelze. Nárok na odpočet vzniká až na základě daňového dokladu k přijaté platbě nebo konečné faktury.

Jaký je rozdíl mezi proformou a zálohovou fakturou?

Právně žádný, oba doklady nejsou daňovými doklady a zákon je neupravuje. Zvyklostně se proforma vystavuje na 100 % ceny, zatímco zálohová faktura na část ceny (například 30 až 50 % na materiál). Postup po zaplacení je u obou stejný.

Počítá se platba přijatá přes proformu do obratu pro DPH?

Ano. Do obratu pro povinnou registraci k DPH (limit 2 000 000 Kč, resp. 2 536 500 Kč od roku 2025 podle § 6 zákona o DPH) vstupují úplaty za uskutečněná plnění bez ohledu na to, jestli jim předcházela proforma.

Musí mít proforma faktura číslo?

Zákon to nevyžaduje, ale v praxi je číslování nezbytné pro párování plateb a pořádek v dokladech. Používejte oddělenou číselnou řadu, například PF-2026-001, aby se proformy nepletly s fakturami.

Co když zákazník proformu nezaplatí?

Nic se neděje a nic se neúčtuje. Proforma po uplynutí platnosti jednoduše zanikne. Nemusíte ji stornovat v účetnictví, protože do něj nikdy nevstoupila. Pouze pokud plnění vyplývá ze závazné smlouvy, můžete platbu vymáhat na základě smlouvy, ne proformy.

Zdroje a reference

• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zejména § 6 (obrat a plátcovství), § 20a (vznik povinnosti přiznat daň), § 26 až 29 (daňové doklady a jejich náležitosti), § 28 odst. 5 (lhůta 15 dnů pro vystavení daňového dokladu), § 66 (osvobození při vývozu): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 11 (náležitosti účetního dokladu): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563
• Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 247a (pokuta za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2009-280
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (vznik závazků ze smluv): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-89
• Generální finanční ředitelství: Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci směrnice EU/45/2010: https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-seznam-dani/2013_Informace_GFR_k_fakturaci.PDF
• Finanční správa ČR, sekce DPH: https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty