Zálohová faktura - kdy a jak ji vystavit správně v roce 2026

Zálohová faktura - kompletní průvodce

Zálohová faktura je jeden z nejčastěji používaných dokladů v podnikání. Přesto kolem ní panuje řada nejasností. Kdy ji vystavit? Je to daňový doklad? Jak to funguje s DPH? A co musí obsahovat, když její podobu žádný zákon přesně nepředepisuje? V tomto článku najdete jednoduché vysvětlení pro začínající OSVČ i odbornou hloubku s konkrétními paragrafy a přesnými výpočty pro plátce DPH. Najdete tu také vzor zálohové faktury i vzor vyúčtovací faktury, které můžete rovnou použít.

Co v článku najdete

• Co je zálohová faktura
• Zálohová faktura vs. proforma faktura
• Kdy je vhodné vystavit zálohovou fakturu
• Co musí zálohová faktura obsahovat
• Jak vystavit zálohovou fakturu krok za krokem
• Vzor zálohové faktury
• Vzor vyúčtovací faktury
• Zálohová faktura a DPH
• Více záloh na jednu zakázku
• Záloha a storno
• Účtování záloh
• Praktické tipy
• Časté otázky
• Zdroje a reference

Co je zálohová faktura

Jednoduše řečeno: zálohová faktura je výzva k zaplacení části (nebo celé) ceny předem, ještě než zboží dodáte nebo službu provedete. Funguje jako pojistka pro dodavatele a jasný platební pokyn pro odběratele.

Důležité: Zálohová faktura není daňový doklad ani účetní doklad. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ji vůbec nezná a nedefinuje, stejně tak zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Z toho plyne:

• Nezahrnuje se do účetnictví jako pohledávka ani závazek (o účetním případu se účtuje až při pohybu peněz)
• Sama o sobě se nezahrnuje do přiznání k DPH
• Nevstupuje do obratu pro účely registrace k DPH

Odborněji: daňové povinnosti nevznikají vystavením zálohové faktury, ale až přijetím úplaty (u plátce DPH, podle § 20a odst. 2 zákona o DPH) nebo uskutečněním zdanitelného plnění. Protože obsah zálohové faktury žádný předpis nestanoví, máte při jejím vystavení volnost, ale v praxi se drží ustálených náležitostí, které rozebíráme níže.

Zálohová faktura vs. proforma faktura

Oba pojmy se v praxi často zaměňují a řada podnikatelů je používá jako synonyma. Drobný rozdíl ale existuje:

Rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou

Vlastnost	Zálohová faktura	Proforma faktura
Požadovaná částka	Zpravidla část ceny (např. 50 %)	Zpravidla celá cena předem
Daňový doklad	Ne	Ne
Účtuje se	Ne (až platba)	Ne (až platba)
Vstupuje do DPH	Ne (až přijatá platba u plátce)	Ne (až přijatá platba u plátce)
Typické použití	Zakázky na míru, dlouhodobé projekty	E-shopy, prodej na dobírku předem, noví klienti

Právně mezi nimi není žádný rozdíl - ani jedna není daňovým dokladem a obě jsou jen výzvou k platbě. Rozlišení na "část ceny" vs. "celá cena" je pouze obchodní zvyklost.

Kdy je vhodné vystavit zálohovou fakturu

Zálohu vyžadujte zejména v těchto situacích:

U nového odběratele

Neznáte jeho platební morálku. Záloha vás ochrání před rizikem nezaplacení. U úplně nového klienta je běžné chtít 50 až 100 % předem.

U zakázek s vysokými vstupními náklady

Pokud musíte předem nakoupit materiál za desítky tisíc korun nebo zaplatit subdodavatele, je záloha nezbytná. Jinak úvěrujete klienta z vlastní kapsy.

U dlouhodobých projektů

Projekt trvá měsíce? Fakturujte zálohy průběžně podle milníků, abyste udrželi cash flow. Typicky: záloha při podpisu smlouvy, průběžná platba v polovině, doplatek při předání.

U zakázek na míru

Skříň na míru, web pro konkrétní firmu nebo svatební dort těžko prodáte někomu jinému, pokud odběratel odstoupí. Záloha kryje minimálně vaše náklady.

Doporučená výše zálohy

Typ zakázky	Doporučená záloha
Standardní služba	30-50 %
Zakázka na míru	50-70 %
Materiálově náročná zakázka	50-100 % nákladů na materiál
Nový odběratel	50-100 %
Dlouhodobý projekt	Průběžné zálohy dle milníků

Co musí zálohová faktura obsahovat

Jednoduchá odpověď: zákon nepředepisuje nic, protože zálohová faktura není daňový ani účetní doklad. Praktická odpověď: aby doklad plnil svou funkci a odběratel podle něj bez dotazů zaplatil, uvádějte:

• Označení "Zálohová faktura" (nikoli jen "Faktura", aby bylo jasné, že nejde o daňový doklad)
• Číslo dokladu, ideálně z vlastní číselné řady (např. ZF-2026-001)
• Identifikaci dodavatele a odběratele (jméno/název, sídlo, IČO, u plátce DPH i DIČ)
• Popis účelu zálohy (na jakou zakázku, objednávku či smlouvu se vztahuje)
• Požadovanou částku zálohy (u plátce DPH doporučujeme uvést i informativní rozpis DPH, ať odběratel ví, co bude na daňovém dokladu)
• Datum vystavení a datum splatnosti
• Platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol, případně QR platbu)
• U neplátce DPH text "Nejsem plátce DPH", u obou pak doporučujeme "Toto není daňový doklad"

Kompletní přehled toho, co naopak musí obsahovat běžná faktura, najdete v našem vzoru faktury se všemi náležitostmi.

Jak vystavit zálohovou fakturu krok za krokem

Podrobněji k jednotlivým krokům:

Krok 1: Vystavte zálohovou fakturu

Použijte náležitosti z předchozí kapitoly. Nejrychleji ji vytvoříte v online generátoru faktur, který údaje dodavatele doplní automaticky podle IČO.

Krok 2: Odběratel zaplatí zálohu

Po přijetí platby:

• Plátce DPH musí vystavit daňový doklad k přijaté platbě, a to do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň (tedy ode dne přijetí úplaty) podle § 28 odst. 8 zákona o DPH
• Neplátce DPH žádný další doklad vystavovat nemusí; přijatou zálohu jen zaeviduje jako příjem v daňové evidenci

Krok 3: Dodejte zboží nebo službu

Proveďte zakázku podle dohody.

Krok 4: Vystavte vyúčtovací (konečnou) fakturu

Po dokončení zakázky vystavte konečnou fakturu, ve které:

• Uvedete celkovou cenu zakázky
• Odečtete přijatou zálohu (u plátce DPH včetně rozpisu základu daně a DPH ze zálohy podle § 37a zákona o DPH)
• Fakturujete zbývající doplatek

Vyúčtovací fakturu i zálohový doklad vystavíte během pár minut ve fakturační aplikaci online.

Vzor zálohové faktury

Takto může vypadat zálohová faktura neplátce DPH:

              ZÁLOHOVÁ FAKTURA č. ZF-2026-005

Dodavatel:                          Odběratel:
Petr Dvořák - Stolařství            Restaurace U Lipky s.r.o.
Dubová 10                           Náměstí 1
370 01 České Budějovice             370 01 České Budějovice
IČO: 55667788                       IČO: 44556677

Datum vystavení: 19. 3. 2026
Datum splatnosti: 26. 3. 2026

Účel zálohy:
Záloha na výrobu 10 ks jídelních stolů dle objednávky
č. OBJ-2026-022 ze dne 15. 3. 2026

Celková cena zakázky:              150 000 Kč
Požadovaná záloha (50 %):          75 000 Kč

TOTO NENÍ DAŇOVÝ DOKLAD.
Nejsem plátce DPH.

Bankovní spojení: 5566778899/0300
Variabilní symbol: 2026005

Nechcete doklad skládat ručně? Vyzkoušejte náš generátor faktur zdarma, kde vzor zálohové faktury vyplníte online a stáhnete jako PDF.

Vzor vyúčtovací faktury

Po dokončení zakázky následuje konečná faktura, která už daňovým, resp. účetním dokladem je:

              FAKTURA č. 2026-012

Dodavatel:                          Odběratel:
Petr Dvořák - Stolařství            Restaurace U Lipky s.r.o.
Dubová 10                           Náměstí 1
370 01 České Budějovice             370 01 České Budějovice
IČO: 55667788                       IČO: 44556677

Datum vystavení: 15. 4. 2026
Datum plnění: 14. 4. 2026
Datum splatnosti: 29. 4. 2026

Popis                              Celkem
----------------------------------------------
Výroba 10 ks jídelních stolů
dle objednávky OBJ-2026-022       150 000 Kč

Přijatá záloha (ZF-2026-005)      -75 000 Kč
----------------------------------------------
Doplatek k úhradě:                 75 000 Kč

Nejsem plátce DPH.

Bankovní spojení: 5566778899/0300
Variabilní symbol: 2026012

Zálohová faktura a DPH

Pro neplátce DPH je situace jednoduchá: záloha je příjem v okamžiku přijetí peněz a tím to končí. Pro plátce DPH je to složitější, pojďme si to rozebrat.

Přijetí zálohy = povinnost přiznat daň

Pokud jste plátce DPH a přijmete úplatu (zálohu) před uskutečněním zdanitelného plnění, vzniká vám povinnost přiznat daň už ke dni přijetí platby (§ 20a odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.). Výjimkou je situace, kdy plnění není ke dni přijetí zálohy známo dostatečně určitě (§ 20a odst. 3), typicky u některých poukazů a paušálů. V běžné praxi OSVČ ale platí:

1. Vystavit daňový doklad k přijaté platbě do 15 dnů ode dne přijetí úplaty (§ 28 zákona o DPH)
2. Uvést na něm náležitosti podle § 29 zákona o DPH, zejména základ daně, sazbu a výši daně
3. Zahrnout daň do přiznání k DPH za zdaňovací období, ve kterém jste platbu přijali

Výpočet DPH ze zálohy

Přijatá záloha je částka včetně DPH, daň se proto počítá metodou "shora" podle § 37 písm. b) zákona o DPH: daň = úplata minus (úplata děleno koeficientem 1,21 u sazby 21 %, resp. 1,12 u sazby 12 %).

Příklad: Záloha 60 500 Kč, základní sazba 21 %

Základ daně = 60 500 / 1,21 = 50 000 Kč
DPH = 60 500 - 50 000 = 10 500 Kč

Pro rok 2026 platí dvě sazby DPH: základní 21 % a snížená 12 % (od konsolidačního balíčku účinného od 1. 1. 2024, zákon č. 349/2023 Sb.).

Konečná faktura (vyúčtování) u plátce DPH

Základ daně na konečné faktuře se podle § 37a zákona o DPH stanoví jako rozdíl mezi celkovým základem daně a základy daně z přijatých záloh. Na vyúčtovací faktuře proto:

• Uvedete celkovou cenu bez DPH a s DPH
• Odečtete základ daně a DPH z přijaté zálohy (s odkazem na daňový doklad k přijaté platbě)
• Daň odvedete jen z rozdílu

Příklad:

Celková cena bez DPH:     100 000 Kč
DPH 21 %:                  21 000 Kč
Celkem s DPH:             121 000 Kč

Záloha (základ):          -50 000 Kč
Záloha (DPH):             -10 500 Kč
Záloha celkem:            -60 500 Kč

Doplatek (základ):         50 000 Kč
Doplatek (DPH):            10 500 Kč
Doplatek celkem:           60 500 Kč

Více záloh na jednu zakázku

U větších projektů můžete vystavit více zálohových faktur. Postup je stejný, jen ve vyúčtovací faktuře odečtete všechny přijaté zálohy (plátce DPH ke každé přijaté platbě vystavuje samostatný daňový doklad k přijaté platbě).

Příklad harmonogramu plateb u stavební zakázky za 1 000 000 Kč:

1. Podpis smlouvy: záloha 30 % (300 000 Kč)
2. Po dokončení hrubé stavby: záloha 40 % (400 000 Kč)
3. Po předání díla: doplatek 30 % (300 000 Kč) na vyúčtovací faktuře

Záloha a storno

Odběratel chce vrátit zálohu

Pokud se zakázka neuskuteční a zálohu vracíte:

• Neplátce DPH: vraťte peníze a v daňové evidenci zaznamenejte výdaj (storno příjmu), žádný speciální doklad zákon nevyžaduje
• Plátce DPH: musíte provést opravu základu daně podle § 42 zákona o DPH a vystavit opravný daňový doklad k daňovému dokladu k přijaté platbě, a to do 15 dnů od zjištění důvodů opravy (§ 45 zákona o DPH)

Záloha je vyšší než konečná cena

Pokud záloha převyšuje konečnou cenu zakázky (například se zmenšil rozsah prací), vyúčtovací faktura vyjde záporně a přeplatek odběrateli vrátíte. Plátce DPH postupuje podle § 37a odst. 2 písm. b): záporný rozdíl znamená nárok na snížení daně na výstupu.

Účtování záloh

V daňové evidenci (typicky OSVČ)

• Přijatá záloha = zdanitelný příjem v den připsání peněz na účet (u OSVČ vedoucí daňovou evidenci podle § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, se příjmy evidují při úhradě)
• Konečná faktura = příjem už jen ve výši doplatku
• Pozor: neevidujte přijatou zálohu dvakrát, jednou jako zálohu a podruhé v celkové ceně

V podvojném účetnictví

• Přijatá záloha = závazek na účtu 324 (přijaté provozní zálohy), u plátce DPH s vyčleněním daně na účet 343
• Po vyúčtování = zúčtování zálohy proti pohledávce a výnosům (601, 602)

Praktické tipy

1. Oddělte číselné řady - zálohové faktury veďte v jiné řadě než běžné faktury (např. ZF-2026-xxx vs. 2026-xxx), ať se doklady nepletou
2. Jasně označujte - vždy napište "Zálohová faktura" a "Toto není daňový doklad"
3. Uvádějte účel - odkazujte na číslo objednávky nebo smlouvy, aby bylo jasné, k jaké zakázce se záloha vztahuje
4. Propojte doklady - na vyúčtovací faktuře uveďte číslo zálohové faktury i daňového dokladu k přijaté platbě
5. Hlídejte 15denní lhůtu - plátce DPH, který nevystaví daňový doklad k přijaté platbě včas, riskuje pokutu za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy podle daňového řádu
6. Automatizujte - v DokladOid vystavíte zálohovou fakturu, doklad k platbě i vyúčtování během pár minut

Potřebujete vystavit zálohovou fakturu hned teď? S naší fakturací online zdarma vytvoříte zálohový doklad i vyúčtovací fakturu rychle a bez chyb. A pokud teprve začínáte, přečtěte si i návod, jak vystavit běžnou fakturu jako OSVČ.

Časté otázky

Je zálohová faktura daňový doklad?

Ne. Zálohová faktura není daňový ani účetní doklad, je to pouze výzva k platbě. Daňovým dokladem je až daňový doklad k přijaté platbě (u plátce DPH) nebo konečná faktura.

Musí zálohovou fakturu vystavovat i neplátce DPH?

Nemusí, ale může. Pro neplátce je zálohová faktura jen praktický nástroj, jak si vyžádat platbu předem. Po přijetí zálohy neplátce žádný další doklad vystavovat nemusí, zálohu jen zaeviduje jako příjem.

Do kdy musím jako plátce DPH vystavit daňový doklad k přijaté záloze?

Do 15 dnů ode dne přijetí úplaty (§ 28 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH). Daň přiznáváte v přiznání za období, ve kterém jste platbu přijali.

Jaký je rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou?

Právně žádný, ani jedna není daňovým dokladem. Obchodní zvyklost říká, že proforma se vystavuje na celou cenu předem, zatímco zálohová faktura jen na část ceny.

Co když odběratel zálohovou fakturu nezaplatí?

Nic se neděje z daňového pohledu, protože nezaplacená zálohová faktura nevytváří žádnou povinnost. Prakticky ale nezačínejte s plněním, dokud záloha nedorazí, pokud jste si zálohovou platbu sjednali jako podmínku.

Počítá se přijatá záloha do obratu pro registraci k DPH?

Ano. Do obratu podle § 4a zákona o DPH vstupují úplaty za uskutečněná plnění, včetně záloh přijatých před jejich uskutečněním, pokud se vztahují ke zdanitelnému plnění. Samotné vystavení zálohové faktury ale obrat neovlivňuje, rozhoduje až platba a plnění.

Jak zaúčtuji vrácenou zálohu?

Neplátce DPH zálohu jednoduše vrátí a sníží si příjmy v daňové evidenci. Plátce DPH musí navíc vystavit opravný daňový doklad podle § 42 a § 45 zákona o DPH a snížit daň na výstupu.

Zdroje a reference

• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (§ 4a, § 20a, § 21, § 28, § 29, § 37, § 37a, § 42, § 45): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (§ 7b daňová evidence): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1992-586
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 1807 záloha, § 1963 splatnost): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-89
• Zákon č. 349/2023 Sb., konsolidační balíček (sazby DPH 21 % a 12 %): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2023-349
• Finanční správa ČR, informace k DPH: https://www.financnisprava.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty