Zálohová faktura - kompletní průvodce
Zálohová faktura je jeden z nejčastěji používaných dokladů v podnikání. Přesto kolem ní panuje řada nejasností. Kdy ji vystavit? Je to daňový doklad? Jak to funguje s DPH? V tomto článku vám vše vysvětlíme.
Co je zálohová faktura
Zálohová faktura (nebo proforma faktura na zálohu) je doklad, kterým požadujete od odběratele zaplacení zálohy před dodáním zboží nebo služby.
Důležité: Zálohová faktura není daňový doklad a není účetní doklad. Je to pouze výzva k platbě. To znamená:
- Nezahrnuje se do účetnictví jako závazek nebo pohledávka
- Nezahrnuje se do přiznání k DPH (samo o sobě)
- Nevstupuje do obratu pro účely DPH
Daňové povinnosti vznikají až přijetím platby (u plátce DPH) nebo dodáním plnění.
Kdy je vhodné vystavit zálohovou fakturu
Zálohu vyžadujte v těchto situacích:
U nového odběratele
Neznáte jeho platební morálku. Záloha vás ochrání před rizikem nezaplacení.
U zakázek s vysokými vstupními náklady
Pokud musíte předem nakoupit materiál nebo zaplatit subdodavatele, je záloha nezbytná.
U dlouhodobých projektů
Projekt trvá měsíce? Fakturujte zálohy průběžně, abyste udrželi cash flow.
U zakázek na míru
Zboží vyrobené na míru těžko prodáte někomu jinému, pokud odběratel odstoupí.
Doporučená výše zálohy
| Typ zakázky | Doporučená záloha | |---|---| | Standardní služba | 30-50 % | | Zakázka na míru | 50-70 % | | Materiálově náročná | 50-100 % nákladů na materiál | | Nový odběratel | 50-100 % | | Dlouhodobý projekt | Průběžné zálohy dle milníků |
Jak vystavit zálohovou fakturu
Krok 1: Vystavte zálohovou fakturu
Zálohová faktura by měla obsahovat:
- Označení „Zálohová faktura" (ne „Faktura" - aby bylo jasné, že nejde o daňový doklad)
- Číslo dokladu (může mít vlastní číselnou řadu, např. ZF-2026-001)
- Identifikaci dodavatele a odběratele
- Popis účelu zálohy (na jakou zakázku/službu)
- Požadovanou částku zálohy
- Datum splatnosti
- Platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol)
Krok 2: Odběratel zaplatí zálohu
Po přijetí platby:
- Plátce DPH - musí vystavit daňový doklad k přijaté platbě (do 15 dnů)
- Neplátce DPH - nemusí vystavovat žádný další doklad, ale doporučujeme potvrdit přijetí zálohy
Krok 3: Dodejte zboží nebo službu
Proveďte zakázku.
Krok 4: Vystavte vyúčtovací (konečnou) fakturu
Po dokončení zakázky vystavte konečnou fakturu, ve které:
- Uvedete celkovou cenu zakázky
- Odečtete přijatou zálohu
- Fakturujete zbývající doplatek
Vzor zálohové faktury
ZÁLOHOVÁ FAKTURA č. ZF-2026-005
Dodavatel: Odběratel:
Petr Dvořák - Stolařství Restaurace U Lipky s.r.o.
Dubová 10 Náměstí 1
370 01 České Budějovice 370 01 České Budějovice
IČO: 55667788 IČO: 44556677
Datum vystavení: 19. 3. 2026
Datum splatnosti: 26. 3. 2026
Účel zálohy:
Záloha na výrobu 10 ks jídelních stolů dle objednávky
č. OBJ-2026-022 ze dne 15. 3. 2026
Celková cena zakázky: 150 000 Kč
Požadovaná záloha (50 %): 75 000 Kč
TOTO NENÍ DAŇOVÝ DOKLAD.
Nejsem plátce DPH.
Bankovní spojení: 5566778899/0300
Variabilní symbol: 2026005
Vzor vyúčtovací faktury
FAKTURA č. 2026-012
Dodavatel: Odběratel:
Petr Dvořák - Stolařství Restaurace U Lipky s.r.o.
Dubová 10 Náměstí 1
370 01 České Budějovice 370 01 České Budějovice
IČO: 55667788 IČO: 44556677
Datum vystavení: 15. 4. 2026
Datum plnění: 14. 4. 2026
Datum splatnosti: 29. 4. 2026
Popis Celkem
----------------------------------------------
Výroba 10 ks jídelních stolů
dle objednávky OBJ-2026-022 150 000 Kč
Přijatá záloha (ZF-2026-005) -75 000 Kč
----------------------------------------------
Doplatek k úhradě: 75 000 Kč
Nejsem plátce DPH.
Bankovní spojení: 5566778899/0300
Variabilní symbol: 2026012
Zálohová faktura a DPH
Pro plátce DPH je situace komplikovanější. Pojďme si ji rozebrat.
Přijetí zálohy = zdanitelné plnění
Pokud jste plátce DPH a přijmete zálohu, vzniká vám povinnost přiznat DPH ke dni přijetí platby. Musíte:
- Vystavit daňový doklad k přijaté platbě do 15 dnů od přijetí zálohy
- Uvést na něm základ daně a výši DPH
- Zahrnout do přiznání k DPH za příslušné období
Výpočet DPH ze zálohy
DPH ze zálohy se počítá metodou „shora" (záloha je částka včetně DPH):
Příklad: Záloha 60 500 Kč (sazba 21 %)
DPH = 60 500 × 21 / 121 = 10 500 Kč
Základ = 60 500 - 10 500 = 50 000 Kč
Konečná faktura (vyúčtování) u plátce DPH
Na konečné faktuře musíte:
- Uvést celkovou cenu bez DPH a s DPH
- Odečíst základ daně a DPH z přijaté zálohy
- Fakturovat pouze rozdíl
Příklad:
Celková cena bez DPH: 100 000 Kč
DPH 21 %: 21 000 Kč
Celkem s DPH: 121 000 Kč
Záloha (základ): -50 000 Kč
Záloha (DPH): -10 500 Kč
Záloha celkem: -60 500 Kč
Doplatek (základ): 50 000 Kč
Doplatek (DPH): 10 500 Kč
Doplatek celkem: 60 500 Kč
Více záloh na jednu zakázku
U větších projektů můžete vystavit více zálohových faktur. Postup je stejný, jen ve vyúčtovací faktuře odečtete všechny přijaté zálohy.
Příklad harmonogramu plateb:
- Podpis smlouvy - záloha 30 %
- Po dokončení hrubé stavby - záloha 40 %
- Po předání díla - doplatek 30 %
Záloha a storno
Odběratel chce vrátit zálohu
Pokud se zakázka neuskuteční a vracíte zálohu:
- Neplátce DPH: Prostě vraťte peníze, žádný doklad nevystavujete
- Plátce DPH: Musíte vystavit opravný daňový doklad (dobropis) k daňovému dokladu k přijaté platbě
Záloha je vyšší než konečná cena
Pokud záloha převyšuje konečnou cenu zakázky (např. změna rozsahu), vyúčtovací faktura bude záporná a vy musíte přeplatek vrátit.
Účtování záloh
V daňové evidenci (neplátce DPH)
- Přijatá záloha = příjem (v den přijetí peněz na účet)
- Konečná faktura = příjem pouze doplatku
- Pozor: neúčtujte přijatou zálohu dvakrát
V podvojném účetnictví
- Přijatá záloha = účet 324 (přijaté zálohy)
- Po vyúčtování = přeúčtování na tržby (601, 602)
Praktické tipy
- Oddělte číselné řady - zálohové faktury mějte v jiné řadě než běžné faktury
- Jasně označujte - vždy napište „Zálohová faktura" a „Toto není daňový doklad"
- Uvádějte účel - aby bylo jasné, na jakou zakázku se záloha vztahuje
- Propojte doklady - na vyúčtovací faktuře odkazujte na zálohovou fakturu
- Automatizujte - DokladOid vám celý proces záloh a vyúčtování zjednodušuje
Shrnutí
Zálohová faktura je skvělý nástroj pro řízení cash flow a ochranu před nezaplacením. Pamatujte, že sama o sobě není daňovým dokladem - daňové povinnosti vznikají až přijetím platby (u plátců DPH) nebo dodáním plnění. Vždy po dokončení zakázky vystavte vyúčtovací fakturu, kde zálohu odečtete od celkové ceny.