Zálohové faktury patří k nejpoužívanějším, ale zároveň nejméně pochopeným dokumentům v podnikatelské praxi. Mnoho OSVČ si není jistých, kdy zálohovou fakturu vystavit, jak správně řešit DPH u záloh a jaký je vztah mezi zálohovou a vyúčtovací fakturou. Tento článek vám dá kompletní návod s příklady, přesnými částkami a odkazy na konkrétní paragrafy zákona, platný pro rok 2026.
Co v článku najdete
- Co je zálohová faktura
- Zálohová vs. proforma vs. řádná faktura
- Jak vystavit zálohovou fakturu krok za krokem
- Náležitosti zálohové faktury
- Zálohová faktura a DPH
- Daňový doklad k přijaté platbě
- Vyúčtovací (konečná) faktura
- Účtování záloh v daňové evidenci
- Více záloh k jedné zakázce
- Vrácení zálohy a změna ceny
- Časté chyby u zálohových faktur
- Časté otázky
- Zdroje a reference
Co je zálohová faktura
Jednoduše řečeno: zálohová faktura je dokument, kterým dodavatel žádá odběratele o zaplacení zálohy před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Je to v podstatě výzva k platbě, nic víc. Slouží k tomu, aby zákazník věděl, kolik, kam a pod jakým variabilním symbolem má poslat peníze.
Odborně: zálohová faktura není upravena žádným zákonem. Nenajdete ji v zákoně o DPH (č. 235/2004 Sb.), v zákoně o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) ani v občanském zákoníku. Jde o zvyklost obchodní praxe. Právě proto na ni zákon neklade žádné povinné náležitosti a sama o sobě nevyvolává daňové povinnosti.
Klíčový právní fakt
Zálohová faktura není daňovým dokladem ve smyslu zákona o DPH. Její vystavení nezakládá povinnost odvést DPH a příjemce si z ní nemůže uplatnit odpočet DPH. Daňové povinnosti spouští až přijetí platby (§ 20a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH). Z účetního hlediska je zálohová faktura pouze předpis budoucí platby, nikoliv doklad o uskutečněném plnění.
Kdy se zálohová faktura používá
- Zakázkové služby -- webdesign, programování, grafické práce
- Stavební a řemeslné práce -- záloha na materiál před zahájením
- Výroba na zakázku -- nábytek, stroje, atypické zboží
- Dlouhodobé projekty -- průběžné zálohy podle milníků
- Nový nebo rizikový zákazník -- zajištění platby před investicí času
- Předplatné a licence -- platba předem za budoucí období
Praktický příklad
Webový designér (neplátce DPH) dohodne s klientem tvorbu webu za 50 000 Kč. Před zahájením práce vystaví zálohovou fakturu na 25 000 Kč (50 % ceny). Po dokončení projektu vystaví vyúčtovací fakturu na celých 50 000 Kč, od které odečte přijatou zálohu 25 000 Kč. Klient doplatí zbylých 25 000 Kč.
Zálohová vs. proforma vs. řádná faktura
V praxi se pojmy zálohová faktura a proforma faktura často zaměňují a zákon mezi nimi žádný rozdíl nedělá. Obchodní zvyklost je ale zpravidla rozlišuje takto: proforma faktura se vystavuje na celou částku (platba 100 % předem, typicky e-shopy a předplatné), zatímco zálohová faktura na část ceny zakázky.
Srovnání typů dokladů
| Vlastnost | Zálohová faktura | Proforma faktura | Řádná faktura |
|---|---|---|---|
| Účel | Výzva k platbě části ceny předem | Výzva k platbě celé ceny předem | Vyúčtování uskutečněného plnění |
| Daňový doklad | Ne | Ne | Ano (u plátce DPH) |
| Povinné náležitosti ze zákona | Žádné | Žádné | Ano (§ 29 zákona o DPH, § 11 zákona o účetnictví) |
| Uvádí se DPH | Ne (max. informativně) | Ne (max. informativně) | Ano (u plátce) |
| Nárok na odpočet DPH u odběratele | Ne | Ne | Ano |
| Zachycuje se v účetnictví při vystavení | Ne | Ne | Ano |
Řádnou fakturu a její povinné náležitosti rozebíráme podrobně v článku jak správně vystavit fakturu a vzorovou podobu najdete na stránce vzor faktury ke stažení.
Jak vystavit zálohovou fakturu krok za krokem
Postup vystavení zálohové faktury
Zálohovou fakturu si můžete vystavit během minuty v naší aplikaci faktura online -- stačí zvolit typ dokladu a systém pohlídá číselnou řadu i povinnou poznámku.
Náležitosti zálohové faktury
Protože zálohová faktura není daňovým dokladem, zákon jí žádné náležitosti nepředepisuje. V praxi by ale měla obsahovat vše, co odběratel potřebuje k platbě a k identifikaci obchodu:
Co by na zálohové faktuře nemělo chybět
- Označení -- "Zálohová faktura" nebo "Proforma faktura"
- Číslo dokladu -- unikátní identifikátor
- Datum vystavení a datum splatnosti
- Identifikace dodavatele -- jméno/název, sídlo, IČO, DIČ (u plátce)
- Identifikace odběratele -- jméno/název, sídlo, IČO
- Popis plnění -- za co je záloha požadována
- Požadovaná částka
- Platební údaje -- číslo účtu, variabilní symbol
- Poznámka, že nejde o daňový doklad
Doporučené údaje navíc
- Odkaz na smlouvu nebo objednávku
- Celková cena zakázky a procento zálohy
- Podmínky vyúčtování a termín dodání
Neuvádějte vyčíslené DPH na zálohové faktuře
Zálohová faktura není daňový doklad, proto na ní DPH nevyčíslujte jako daňový údaj. Můžete uvést informativní rozpis (např. "záloha 60 500 Kč odpovídá základu 50 000 Kč + 21 % DPH"), ale vždy s poznámkou, že doklad neslouží k odpočtu DPH. Daň se řeší až na daňovém dokladu k přijaté platbě.
Zálohová faktura a DPH
Tady vzniká nejvíc chyb. Rozhodující je, zda jste plátce DPH.
Pokud NEJSTE plátce DPH
Situace je jednoduchá:
- Vystavíte zálohovou fakturu (bez DPH, protože nejste plátce)
- Odběratel zaplatí zálohu
- Po dodání vystavíte vyúčtovací fakturu (bez DPH) s odpočtem zálohy
- Odběratel doplatí rozdíl
Žádný daňový doklad k přijaté platbě nevystavujete. Pozor jen na obrat: přijaté zálohy se u neplátce nepočítají do obratu pro povinnou registraci k DPH v okamžiku přijetí -- do obratu vstupuje až úplata za uskutečněné plnění. Limity obratu pro registraci (2 000 000 Kč, resp. 2 536 500 Kč) upravuje § 6 zákona o DPH.
Pokud JSTE plátce DPH
Podle § 20a odst. 2 zákona o DPH vzniká povinnost přiznat daň z úplaty přijaté před uskutečněním plnění ke dni přijetí platby (pokud je plnění k tomuto dni známo dostatečně určitě). Přijatá záloha se považuje za částku včetně DPH -- daň z ní vypočtete shora.
Postup pro plátce DPH
Příklad: DPH u zálohy 50 %
OSVČ (plátce DPH, sazba 21 %) poskytuje službu za 100 000 Kč bez DPH. Záloha 50 %.
Krok 1 -- zálohová faktura: požadovaná záloha 60 500 Kč (odpovídá základu 50 000 Kč + DPH 10 500 Kč).
Krok 2 -- daňový doklad k přijaté platbě: základ daně 50 000 Kč, DPH 21 % = 10 500 Kč, celkem 60 500 Kč. Daň přiznáte za období přijetí platby.
Krok 3 -- vyúčtovací faktura po dokončení: celková cena 100 000 Kč + DPH 21 000 Kč = 121 000 Kč, minus záloha 60 500 Kč (základ 50 000 Kč + DPH 10 500 Kč). K doplacení 60 500 Kč, z toho DPH 10 500 Kč.
Sazby DPH v roce 2026: základní 21 % a snížená 12 % (§ 47 zákona o DPH). U zálohy použijete sazbu platnou ke dni přijetí platby.
Daňový doklad k přijaté platbě
Tento doklad je pro plátce DPH klíčový -- právě on (nikoliv zálohová faktura) je daňovým dokladem, ze kterého si odběratel-plátce uplatní odpočet. Náležitosti stanoví § 29 zákona o DPH:
- Označení, např. "Daňový doklad k přijaté platbě (úplatě)"
- Evidenční číslo dokladu
- Identifikace dodavatele i odběratele včetně DIČ
- Datum vystavení a den přijetí úplaty (to je den povinnosti přiznat daň)
- Přijatou částku, základ daně, sazbu a výši DPH
- Rozsah a předmět plnění, ke kterému se záloha vztahuje
- Vhodný je odkaz na smlouvu nebo číslo zálohové faktury
Lhůta pro vystavení: do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, tedy ode dne přijetí platby (§ 28 zákona o DPH).
Vyúčtovací (konečná) faktura
Po uskutečnění plnění vystavíte vyúčtovací fakturu, která celý cyklus uzavírá. U plátce DPH jde o řádný daňový doklad na celé plnění.
Co musí vyúčtovací faktura obsahovat
- Všechny náležitosti daňového dokladu (§ 29 zákona o DPH)
- Celkovou cenu plnění (základ daně + DPH)
- Přehled přijatých záloh s odkazem na daňové doklady k přijatým platbám
- Odpočet záloh -- zvlášť základ daně a zvlášť DPH
- Částku k doplacení (nebo přeplatek k vrácení)
Podle § 37a zákona o DPH je základem daně na vyúčtovací faktuře rozdíl mezi celkovým základem daně a součtem základů daně z přijatých záloh. DPH tedy odvádíte jen z doplatku.
Častá chyba: opomenutí vyúčtovací faktury
Podnikatel vystaví zálohovou fakturu, přijme platbu, dodá službu -- a zapomene na vyúčtovací fakturu. U plátce DPH tak odběratel nemá kompletní daňový doklad na celé plnění a dodavateli hrozí problém při kontrole. Vyúčtovací fakturu vystavte i při záloze 100 % (doplatek je pak 0 Kč).
Šablonu konečné faktury se správným odpočtem zálohy si můžete zdarma připravit v našem generátoru faktur.
Účtování záloh v daňové evidenci
Přijatá záloha (jste dodavatel)
V daňové evidenci OSVČ je přijatá záloha zdanitelným příjmem v okamžiku přijetí platby na účet nebo do pokladny (§ 5 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů -- příjmy se evidují při jejich obdržení). Do základu daně z příjmů tedy vstupuje už záloha, ne až konečná faktura.
Zaplacená záloha (jste odběratel)
Zaplacená záloha na budoucí plnění související s podnikáním je v daňové evidenci daňovým výdajem v okamžiku úhrady. Při uplatňování paušálních výdajů (60 % u živností, 40 % u svobodných povolání) se skutečné výdaje neřeší vůbec. Jak paušály fungují, popisujeme v článku o paušálních výdajích OSVČ.
Podvojné účetnictví
V podvojném účetnictví se přijatá záloha účtuje jako závazek (typicky účet 324 -- Přijaté provozní zálohy) a do výnosů se promítne až při uskutečnění plnění. Poskytnutá záloha je pohledávka (účet 314).
Více záloh k jedné zakázce
U větších projektů je běžné vystavit několik zálohových faktur podle milníků. Každá přijatá platba znamená u plátce DPH samostatný daňový doklad k přijaté platbě.
Příklad: e-shop se třemi zálohami
Projekt tvorby e-shopu za 200 000 Kč + 21 % DPH (celkem 242 000 Kč), tři zálohy po 30 %:
Záloha 1 (před zahájením): zálohová faktura 72 600 Kč, daňový doklad: základ 60 000 Kč + DPH 12 600 Kč. Záloha 2 (po schválení designu): 72 600 Kč, základ 60 000 Kč + DPH 12 600 Kč. Záloha 3 (po spuštění): 72 600 Kč, základ 60 000 Kč + DPH 12 600 Kč.
Vyúčtovací faktura: celkem 242 000 Kč, minus zálohy 3 x 72 600 Kč = 217 800 Kč. K doplacení 24 200 Kč (základ 20 000 Kč + DPH 4 200 Kč).
Vrácení zálohy a změna ceny
Zakázka se ruší, zálohu vracíte
- Dohodněte se s odběratelem na vrácení zálohy.
- Jste-li plátce DPH a vystavili jste daňový doklad k přijaté platbě, vystavte opravný daňový doklad (§ 42 a § 45 zákona o DPH).
- Snížení daně uplatníte v přiznání za období, ve kterém odběratel opravný doklad obdržel (u plátce-odběratele), resp. kdy jste vrácení zálohy provedli.
- Vraťte peníze na účet odběratele.
Konečná cena je nižší než záloha
Na vyúčtovací faktuře vykážete přeplatek a rozdíl vrátíte. U plátce DPH opět přes opravný daňový doklad, aby seděl odvod daně.
Časté chyby u zálohových faktur
- Záměna za daňový doklad. Odběratel si ze zálohové faktury nemůže uplatnit odpočet DPH -- k tomu slouží až daňový doklad k přijaté platbě.
- Nevystavení daňového dokladu k přijaté platbě do 15 dnů. Porušení povinnosti podle § 28 zákona o DPH; hrozí sankce za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy podle daňového řádu (č. 280/2009 Sb.).
- Špatný odpočet zálohy na vyúčtovací faktuře. Základ daně a DPH je nutné odečítat zvlášť. Chyba vede k dvojímu zdanění, nebo naopak k neodvedení daně.
- Nesprávné datum povinnosti přiznat daň. U zálohy je rozhodný den přijetí platby, ne den vystavení zálohové faktury ani její splatnost.
- Chybějící poznámka "není daňovým dokladem". Bez ní si nezkušený odběratel může doklad zaevidovat jako fakturu a uplatnit odpočet neoprávněně.
- Zapomenutá vyúčtovací faktura při záloze 100 %. I když je doplatek nulový, konečný doklad na plnění musí u plátce DPH existovat.
Pokud s fakturací začínáte, vyzkoušejte fakturu zdarma -- zálohovou i vyúčtovací fakturu vystavíte bez registrace a bez poplatků.
Časté otázky
Je zálohová faktura totéž co proforma faktura?
Zákon mezi nimi rozdíl nedělá, oba doklady jsou výzvou k platbě a nejsou daňovým dokladem. Obchodní zvyklost obvykle říká: proforma = platba 100 % předem, zálohová faktura = platba části ceny předem.
Musím zálohovou fakturu vůbec vystavovat?
Ne. Zálohu můžete požadovat na základě smlouvy, objednávky nebo e-mailu. Zálohová faktura je ale standardní a profesionální způsob, jak odběrateli předat platební údaje a mít o záloze pořádek.
Do kdy musím jako plátce DPH vystavit daňový doklad k přijaté záloze?
Do 15 dnů ode dne přijetí platby (§ 28 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH). Povinnost přiznat daň vzniká už dnem přijetí úplaty (§ 20a), doklad je jen jejím potvrzením.
Lze požadovat zálohu 100 % ceny?
Ano, zákon výši zálohy neomezuje. Stoprocentní záloha je běžná u e-shopů, předplatného a malých zakázek. I zde plátce DPH po dodání vystavuje vyúčtovací fakturu s nulovým doplatkem.
Počítá se přijatá záloha do obratu pro registraci k DPH?
U neplátce se do obratu podle § 4a zákona o DPH počítá úplata za uskutečněná plnění. Samotné přijetí zálohy před uskutečněním plnění obrat nezvyšuje -- do obratu se promítne až s uskutečněním plnění.
Jak zálohu zachytím v dani z příjmů?
OSVČ s daňovou evidencí zdaňuje přijatou zálohu jako příjem v okamžiku přijetí peněz. V podvojném účetnictví jde záloha na závazkový účet (324) a výnosem se stává až uskutečněné plnění.
Co když odběratel zálohu zaplatí, ale já plnění nedodám?
Zálohu musíte vrátit. Právo na vrácení se promlčuje v obecné tříleté lhůtě podle § 629 občanského zákoníku (č. 89/2012 Sb.). Plátce DPH navíc vystaví opravný daňový doklad a získá odvedenou daň zpět.
Zdroje a reference
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty -- § 4a (obrat), § 6 (plátci), § 20a (povinnost přiznat daň při přijetí úplaty), § 28 (vystavování daňových dokladů, lhůta 15 dnů), § 29 (náležitosti daňového dokladu), § 37a (základ daně při vypořádání zálohy), § 42 a § 45 (opravný daňový doklad), § 47 (sazby daně): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů -- § 5 (základ daně), § 7 (příjmy ze samostatné činnosti): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1992-586
- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví -- § 11 (účetní doklady): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563
- Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník -- § 629 (promlčecí lhůta): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-89
- Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád -- sankce za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2009-280
- Finanční správa ČR -- informace k DPH: https://www.financnisprava.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty